Forretningsorden for Thorvaldsens Museums bestyrelse

I henhold til Vedtægter for Thorvaldsens Museum § 4, stk. 3, har bestyrelsen fastsat følgende forretningsorden:

Bestyrelsen

§ 1. Bestyrelsen består af 7 medlemmer. Bestyrelsen vælger blandt medlemmerne en formand og en næstformand. Ved stemmelighed afgøres valget ved lodtrækning.
Stk. 2. I bestyrelsens møder kan endvidere deltage direktøren for enheden ”Historie & Kunst” uden stemmeret samt en observatør uden stemmeret valgt blandt Thorvaldsens Museums personale.

§ 2. Bestyrelsen holder normalt møde hvert kvartal. I øvrigt holdes møde, når formanden skønner det nødvendigt, eller når to medlemmer af bestyrelsen eller direktøren for museet ønsker det.
Stk. 2. Bestyrelsesmøde indkaldes med mindst 8 dages varsel. Formanden kan dog i særlige tilfælde indkalde med kortere varsel. Med indkaldelsen udsendes dagsorden og bilag.

§ 3. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede. Bestyrelsen træffer beslutning ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme afgørende. Et medlem kan vedrørende enkeltsager, men ikke generelt, give skriftlig fuldmagt til et andet medlem.
Stk. 2. Et medlem skal underrette de øvrige medlemmer om forhold, der kan give anledning til at drøfte medlemmets habilitet.

§ 4. Formanden leder bestyrelsesmøderne. På møderne kan alle museets anliggender drøftes. Der kan træffes beslutning om de emner, der fremgår af dagsordenen.
Stk. 2. Direktøren for museet er sekretær for bestyrelsen. Direktøren forbereder bestyrelsesmøderne og sørger for, at der udarbejdes referat. Referatet kan udformes som beslutningsreferat, medmindre andet vedtages. Et medlem af bestyrelsen har ret til at få sit afvigende synspunkt tilført referatet.
Stk. 3. Snarest muligt efter hvert bestyrelsesmøde udsender direktøren på formandens vegne udkast til referat til medlemmerne. Forslag til ændring af referat skal sendes til direktøren senest 1 uge efter modtagelsen. Fremkommer ingen rettidige ændringsforslag, anses referatet for godkendt.
Stk. 4. Formanden kan beslutte, at et spørgsmål kan behandles ved skriftlig procedure mellem medlemmerne. Et medlem kan dog forlange, at spørgsmålet behandles på et møde.

§ 5. Ifølge museets fundats (§4) ”henlægges under bestyrelsens myndighedsområde alle sager vedrørende museet, dets bygning og samlinger samt dets kapitaler, indtægter og drift”. I den daglige drift er aftalt følgende fordeling af ansvarsområder mellem bestyrelsen og enheden ”Historie & Kunst”, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Københavns Kommune:

Under Thorvaldsens Museums bestyrelses ansvarsområde ligger:

  • Alle forhold, der har med museets samlinger at gøre
  • Museets særudstillinger
  • Fondsansøgninger
  • Ansættelse og afsked af museets direktør

Der afsættes i enheden ”Historie & Kunst” en særskilt budgetramme til varetagelse af bestyrelsens ansvarsområde. Det forudsættes, at alle aktiviteter og tiltag koordineres mellem museet og enheden ”Historie & Kunst”, hvor det er relevant.

Under enheden ”Historie & Kunst” ansvarsområde ligger:

  • Overordnede strategier og koordinering
  • Undervisning og læring, herunder samarbejde med Skoletjenesten, tværgående aktiviteter og koordinering af dette område
  • PR og marketing
  • Samarbejde med museerne samlet i puljen ”Cultural District of Copenhagen”
  • Administration (af økonomi og personaleforhold)
  • Bygningsdrift (el, vand, varme, brandsikring, rengøring)
  • Bygningsvedligeholdelse og bygningsprojekter
  • Butiksdrift (den administrative del af driften)
  • Drift af eksterne magasiner
  • Forsikringer

Evt. arbejdsområder, der ikke er medtaget i ovenstående oversigt vil som udgangspunkt ligge i enheden ”Historie & Kunst”. En endelig placering vil bero på en drøftelse mellem bestyrelse og enhed.
Stk. 2. Bestyrelsen ansætter en direktør for museet, der forestår den daglige drift. Direktøren har ansvaret for museets samlede virksomhed inden for rammerne af den arbejdsplan med tilhørende budget, som bestyrelsen har vedtaget.
Stk. 3. Direktøren skal orientere bestyrelsen om forhold af væsentlig betydning for bestyrelsens varetagelse af sin opgave, jf. stk. 1. Direktøren skal efter anmodning fra bestyrelsen oplyse om øvrige forhold vedrørende museet.
Budget og arbejdsplan

§ 6. Direktøren udarbejder årligt forslag til budget med budgetkommentarer indenfor den budgetramme, der afsættes til varetagelse af bestyrelsens ansvarsområde. Budgettet skal udarbejdes snarest muligt efter modtagelse af budget-rammen og godkendes af bestyrelsen. Forslaget sendes derefter via enheden ”Historie & Kunst” til Københavns Borgerrepræsentation, jf. vedtægternes § 6, stk. 2, og til Kulturstyrelsen, jf. bekendtgørelse nr. 1512 af 14. december 2006 om museer mv. § 10, stk. 2.

§ 7. Direktøren udarbejder forslag til flerårige arbejdsplaner. Planen skal godkendes af bestyrelsen. Forslaget skal udarbejdes i så god tid, at eventuelle ændringer kan foretages, inden planen sendes til enheden ”Historie & Kunst” og til Kulturstyrelsen.

Årsregnskab og beretning
§ 8. Direktøren udarbejder udkast til årsregnskab, jf. vedtægternes § 6, stk. 4 og 5. Det reviderede regnskab underskrives af bestyrelsen, direktøren og revisor.
§ 9. Direktøren udarbejder årligt en beretning, der skal godkendes af bestyrelsen.

Vedtaget på mødet i Thorvaldsens Museums bestyrelse d. 8. juni 2015.